Czym na co dzień zajmuje się Archiwum? Dzwonią do was ludzie w sprawach związanych z ich problemami, troskami, poszukiwaniami?
To specyfika oddziału zamiejscowego, gdzie jest mniejsza obsada. Wszyscy pracownicy zajmują się właściwie wszystkim. Odbieramy telefony, obsługujemy użytkowników, udostępniamy akta, informujemy osoby, poszukujących własnych korzeni albo szukających dokumentów do celów własnościowych. To są często, wymagające dużego nakładu czasu, sprawy, rozmowy, które nie prowadzą do jakiegoś finiszu u nas, ale musimy przekierować ludzi. Bardzo często nie wiedzą, czego szukają. Poszukiwane dokumenty służą np. do potwierdzenia własności nieruchomości.
Pomagamy przy poszukiwaniach genealogicznych. Ruch genealogów jest bardzo duży. To bardzo skupione i prężne towarzystwo. Ale jest jeszcze dużo osób, które zaczynają to robić i pytają: gdzie, jak szukać? Jak się poruszać po tych portalach? Chociaż po serwisie szukajwarchiwach.gov.pl, gdzie jest dużo skanów. Chcą poznać historie rodzinne.
Rozmawiamy w siedzibie radzyńskiego archiwum. Ile lat liczy wasza jednostka, jak duży jest zasób archiwalny?
W tym miejscu jesteśmy ponad 10 lat. Wcześniej radzyński oddział mieścił się w pałacu Potockich. Archiwum znajduje się w Radzyniu od 1976 r. To długa historia. Obecnie mamy 717 zespołów archiwalnych, ponad 140 tys. jednostek. Razem 1398 metrów.
Zasób stale się poszerza. O co?
Przejmujemy materiały archiwalne, wchodzące w skład Państwowego Zespołu Archiwalnego. Są to materiały, które zgodnie z ustawą, przekazywane są przez jednostki państwowe, samorządowe oraz samorządowe jednostki organizacyjne, które wytwarzają takie dane oraz inne, w trakcie rozpoznania – w trakcie naszej pracy, na tzw. przedpolu archiwalnym. To dziedzina, którą określa się kształtowaniem zasobu archiwalnego. Kontakty z jednostkami, które wytwarzają te materiały. To także kontrole archiwalne, nadzór nad brakowaniem dokumentacji, ekspertyzy archiwalne. Czasami w jednostkach, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych, ale przypadkiem okazuje się, że mają bardzo cenne dokumenty, np. przedwojenne.
Ustalamy, stwierdzamy, czy są to materiały archiwalne i przejmujemy do zasobu. To także działania w strefie niepaństwowego zasobu archiwalnego, związane z przejmowaniem archiwów rodzinnych, pamiątek, spuścizn, zbiorów trafia do archiwów państwowych. Jeżeli jest taka wola ofiarodawcy.
Na pewno byłaś świadkiem odkryć rodzinnych, małych radości, związanych z poszukiwaniami przodków, odkrywaniem ich przeszłości itd.
Tak, pamiętam. Gdy pracowałam w czytelni, czyli udostępniałam zbiory. Miałam wtedy bezpośredni kontakt z użytkownikiem. Zdarzyło się kilka razy, kiedy ludzie płakali nad dokumentami. Był przypadek pani, która poszukiwała dokumentu do spraw własnościowych. Znalazła to, czego szukała. Widniał tam podpis jej zmarłej mamy. Pani się wzruszyła, przypomniały się jej różne okoliczności. W pierwszym momencie nie wiedziałam, co zrobić. Potem zrozumiałam sytuację. Pani przeprosiła, odpowiedziałam: „nie musi pani przepraszać”. Inna sytuacja – osoby pochodzenia żydowskiego z Brazylii, poszukujące własnych korzeni. U nas, w spisach z czasów okupacji niemieckiej w 1940 r. , znalazły członków swojej rodziny, która zginęła. Takie spisy były wykonywane na polecenie władz niemieckich. Był to prawdopodobnie ostatni spis, który rejestrował wszystkich członków, pozostałych w Polsce, którzy później zginęli. Rodzina była wzruszona i bardzo dziękowała.
Jakość tych dokumentów nie zawsze jest dobra, Są często zapisane ołówkiem albo odręcznie. Krewni powiedzieli, że jest to namacalny ślad istnienia ludzi, którzy później całą rodziną zostali unicestwieni.
Patrząc z perspektywy lat, ile takich nieodkrytych plam skrywa archiwum? To wciąż materiał, do którego jeszcze nikt nie sięgnął? Jak na to patrzysz?
Jest dużo takich rzeczy. Czasami, mimo że pracuję tu ponad 20 lat i znam w miarę dobrze nasz zasób i tak wciąż zaskakuje, to co znajdujemy. Chociażby ten afisz, To są takie zaskoczenia.
Domyślamy się, jakich informacji możemy szukać. Po tytułach, aktotwórcy, zespole archiwalnym, ale i tak, mimo wszystko, znajdujemy czasami takie perełki. W zaskakujący sposób przybliżają nam dawną rzeczywistość. Czasami nie spodziewamy się, że taki dokument w ogóle mógł powstać. Że coś takiego było. A okazuje się, że jest ślad w dokumentach.
Radzyńskie archiwum wychodzi do lokalnej społeczności. Opowiedz nam o Klubie Genealogicznym, wizytach młodzieży szkolnej i cyklu spotkań „Zwiedzamy Radzyń z dokumentem”
Różnie bywa z prężnością tego Klubu. Wynika to z różnych naszych pracy bieżącej archiwum jako urzędu. Nie jesteśmy zawsze tak mobilni czasowo. Staramy się kilka razy w roku spotkać z klubowiczami. Ten pomysł zrodził się przy okazji wizyt użytkowników w czytelni. Zauważyliśmy, że bardzo często osoby – genealodzy, kiedy spotykali się – rozmawiali ze sobą i bardzo szybko nawiązywali nić przyjaźni. Nieraz żartowaliśmy, że brakuje tylko kawy/ herbaty i jesteśmy w kawiarni i jest przyjemnie. Przy okazji rozmawiamy sobie o tym, co nas interesuje. I tak pojawił się ten pomysł. Stworzyliśmy okazję, by porozmawiać i wymienić się doświadczeniem. Ci ludzie tego potrzebują. Lubią ze sobą przebywać, okazują sobie dużo życzliwości.
To też przykład Klubu Genealogicznego, który działa przy Miejskiej Bibliotece Publicznej w Białej Podlaskiej. 30 maja odbyła się tam konferencja z okazji jubileuszu 10-lecia. To wyjątkowy przykład klubu pasjonatów. Zarażają swoją pasją, może czasami niektorych drażnią (śmiech). Naprawdę bardzo sympatyczni ludzie z dużą wiedzą. Nie tylko rozstrząsają historię własnych rodzin, ale także dzieje regionu.
Próbowaliśmy skupić nasze lokalne środowisko, żeby ożywić radzyniaków i sooby z okolic miasta. Jest tu też grupa pasjonatów. Nie zawsze udaje nam się spotykać w tym samym czasie. Trzeba podkreślić, że w środowisku jest bardzo dużo osób zainteresowanych historią lokalną. Na własną rękę wyszukują ciekawe informacje i mogą służyć swoją wiedzą. Także ci, ktorzy budują drzewa genealogiczne z pełną pasją. Docierają do czasów tak odległych, że aż mnie to zaskakuje. To ciekawa przygoda.
„Zwiedzamy Radzyń z dokumentem”. W tym roku zmieniliśmy konwencję. Od kilku lat, cyklicznie z wyjątkiem czasu pandemii, te spotkania odbywały się w okresie Międzynarodowego Dnia Archiwów (9 czerwca). Trochę z racji tego, że zaobserwowaliśmy pewne tendencje w szkołach. Często pokrywa się to z końcem roku, Rada Pedagogiczna, poprawki i szereg różnych innych działań w szkole. Z taką ofertą wyjdziemy od września. Chcemy, by była całoroczna. Celem akcji jest przybliżenie zasobu archiwum i pokazanie, jak jest cenny, ile na jego podstawie możemy się dowiedzieć o przeszłości naszego miasta i osób tu żyjących.
9 czerwca 2023 r. zaprosiliśmy na dzień otwarty w Archiwum, podczas którego można było zobaczyć archiwum, spytać, jak przechowywane są dokumenty, jak należ dbać o swoje akta. Ale nie odchodzimy od zwiedzania Radzynia z dokumentem. Ta oferta jest ciągle obecna.
Ile książek, publikacji naukowych zostało wydanych dzięki temu, że ktoś z tych archiwów korzystał?
Pewnie moglibyśmy to policzyć, analizując zgłoszenia. Użytkownik zgłosił i wiemy, że taka praca powstała. Jest taka niepisana umowa, żeby do archiwum złożono gotowy egzemplarz wydanej publikacji. Ludzie chętnie się tym dzielą. Ostatnio powstaje dużo publikacji regionalnych. Nie zawsze ich autorami są historycy. Bywają to osoby, lubiące historię. Są np. na emeryturze i taką historię piszą. Z Radzynia i powiatu bialskiego jest kilka prac w naszej bibliotece.
Archiwum jest też dostępne dla internautów. Zbiory są digitalizowane
Od kilku lat digitalizujemy zbiory. W naszym oddziale jest pracownia digitalizacji. Na bieżąco poddajemy akta temu procesowi. Są też sukcesywnie udostępniane na „szukajwarchiwach”. Ta praca wciąż jest przed nami. Mówię tu o wszystkich archiwach. Według szacunków, zaledwie 1% zasobu wszystkich archiwów jest zeskanowanych. W przypadku Archiwum Państwowego w Lublinie, którego jesteśmy częścią, to 5 %. Trochę lepiej w porównaniu ze skalą ogólnopolską.
Sama korzystając z szukajwarchiwach.gov.pl, widzę, jak się to zmienia. Jest coraz więcej skanów, które mnie interesują.
Najstarszy dokument, który posiada radzyńskie archiwum, pochodzi z…
…1600 roku. Jest to akt fundacji parafii w Rossoszu (powiat bialski). Piękny dokument na pergaminie, wymagający prac konserwacyjnych. Został przekazany do naszej centrali, gdzie koledzy poddadzą go niezbędnym zabiegom. Do dokumentu przywieszona jest pieczęć wystawcy – biskupa krakowskiego, Bernarda Maciejowskiego – późniejszego prymasa.
Posiadacie zbiory oprócz materiałów „pisanych”?
W archiwach dzieli się dokumentację na: aktową, fotograficzną, kartograficzną. Są obiekty sfragistyczne, czyli pieczęcie. Może być też techniczna, ulotna. Według tych klas, przyjętych przez archiwistów, ewidencjonuje się materiały archiwalne. Po to, żeby dokładnie określić, jaki jest rodzaj dokumentu. W zasobie radzyńskiego archiwum większość to dokumentacja aktowa, wśród której znajdują się obiekty ulotne (np. Afisz). Mogą być też fotografie w ramach teczki jednostki aktowej. Ale też może być oddzielnie zewidencjonowany jakiś zespół, zbiór, w którym znajdują się tylko fotografie, plakaty.
U nas jest to zespół plakatów i druków ulotnych Komitetu Wojewódzkiego PZPR. Pieczęcie – obiekty sfragistyczne znajdują się przy dokumentach. Nie mamy zbioru pieczęci, a takie znajdują się w archiwach państwowych. Są to głównie odciski tłoków pieczętnych na dokumentach.
W oddziale przechowujemy dokumenty wytworzone przez aktotwórców, działających od XIX wieku. Najstarsze to księgi hipoteczne i akty notarialne. Ale w tych dokumentach znajdują się starsze, tak jak wspomniany akt fundacyjny jako załącznik. Mamy dokumenty z XVI i XVII w. To unikaty.
Jak z Twojej perspektywy zmienia się praca archiwisty? Co kiedyś zajmowało Ci gros dnia, a co teraz?
Zdecydowanie więcej dziś pracujemy przy komputerach, i to zarówno z ewidencją zasobu, jej poprawą i udostępnianiem przy pomocy Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej, jak i w bieżącej pracy. Kancelaria w archiwum prowadzona jest przy pomocy Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentacją. To, przed czym stoi wiele urzędów.. Przez 20 lat dużo się zmieniło. Kiedy zaczynałam pracę w archiwum był jeden komputer i nie mieliśmy kserokopiarki. Wyszukując informacji wertowaliśmy inwentarze archiwalne w wersji papierowej. Wprawdzie systemy ułatwiają wyszukiwanie, ale też wymagają dużego nakładu, żeby pewną treść tego systemu wprowadzić.
Jest na pewno dużo więcej użytkowników. To wynika także z tego, że ciągle przejmujemy dokumenty. Często są potrzebne w bieżącym życiu. To generuje dodatkowe działania w pracy. Więcej kwerend, podań. Kiedyś więcej czasu mogliśmy skupić na opracowaniu zasobu, materiałów archiwalnych.
Dzisiaj bardziej dąży się do tego, żeby ta ewidencja była idealna. Jest mniej czasu na opracowanie zasobu. Na pewno w oddziale zamiejscowym, gdzie jest mniej pracowników i wszyscy wykonują wszystko. Nie ma podziału obowiązków.
Czego życzyć radzyńskiemu oddziałowi AP?
Musimy zrealizować plany działalności Oddziału. Widzimy możliwości naszego zasobu i chcielibyśmy go przybliżać w postaci spotkań czy wystaw archiwalnych. O tym też myślimy. Czego życzyć? Dobrych warunków dla nas, pracowników i dla zasobu, który znajduje się w radzyńskim oddziale i przeznaczony jest do wieczystego przechowywania. Tego, żeby te warunki były coraz lepsze. Dzięki temu i zasób będzie w dobrych warunkach i nam będzie lepiej pracować. Będziemy też mogli stworzyć lepsze warunki, żeby ten zasób pokazać, zaprezentować. Tak, żeby inni też mogli z nim pracować.
*
Oddział w Radzyniu Podlaskim jako oddział terenowy funkcjonuje od 1976 r. Stanowi kontynuację istniejącego wcześniej Powiatowego Archiwum Państwowego w Łukowie. Ponad 30 lat Oddział zajmował pomieszczenia w radzyńskim Pałacu Potockich. W 2009 archiwum zmuszone było przenieść siedzibę. Na archiwum wynajęto wówczas pomieszczenia się w jednym z gmachów Zakładu Pracy Chronionej „Simena” przy ulicy Kleeberga 10.
Zasięg terytorialny Oddziału obejmuje część województwa lubelskiego (powiat bialski, parczewski, radzyński) oraz mazowieckiego (powiat łosicki). Na powyższym obszarze Oddział sprawuje nadzór nad jednostkami państwowymi i samorządowymi, które wytwarzają materiały archiwalne podlagające wieczystemu przechowywaniu. Na dzień dzisiejszy to 144 jednostki organizacyjne. W ramach kształtowania zasobu archiwalnego Oddział radzyński wykonuje kontrole archiwalne, ekspertyzy, udziela konsultacji, wydaje zgody na niszczenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przydatności już upłynął. Z tego też terenu Oddział przejmuje akta do zasobu.
W swoim zasobie Oddział w Radzyniu Podlaskim posiada archiwalia wytworzone w XIX i XX w. Wielkość zasobu to blisko 1400 mb. akt, na które składa się 717 zespołów archiwalnych, liczących ponad 145 000 j.a.
Wśród materiałów archiwalnych przechowywanych w radzyńskim Archiwum Państwowym znajduje się dokumentacja aktowa, fotograficzna, kartograficzna i ulotna. Materiały stanowią zespoły akt wytworzonych przez administrację państwową i samorządową w XIX i XX w. (powiatowe rady narodowe, starostwa powiatowe, powiatowe urzędy ziemskie, akta miast i gmin do 1950 r., prezydia powiatowych i gromadzkich rad narodowych, urzędy gmin i miast z lat 1973-1990, urzędy rejonowe oraz Urząd Wojewódzki w Białej Podlaskiej z lat 1975-1998); administrację specjalną (urzędy skarbowe, państwowe inspektoraty statystyczne); instytucje społeczne i organizacje (np. Rada Główna Opiekuńcza Polski Komitet Opieki, powiatowe komendy „Służby Polsce”); instytucje wymiaru sprawiedliwości (sądy okręgowe, pokoju, grodzkie, powiatowe, prokuratury) oraz notariuszy w XIX i XX w. (miast: Białej Podlaskiej, Konstantynowa, Łosic, Międzyrzeca Podlaskiego, Radzynia Podlaskiego i Sokołowa), biura notarialne (z Białej Podlaskiej, Międzyrzeca Podlaskiego i Radzynia Podlaskiego), a także zbiory hipotek z Białej Podlaskiej i Radzynia Podlaskiego.
Poza tym w zasobie Archiwum znajdują się akta administracji szkolnej i szkół (m.in. Rada Szkolna Powiatowa i Okręgowa w Łukowie, Państwowe Seminarium Nauczycielskie w Leśnej Podlaskiej, akta szkół podstawowych polskich i ukraińskich z okresu II wojny światowej), banków, instytucji kredytowych (m.in. kas Stefczyka i pożyczkowo-oszczędnościowych, spółdzielni), przedsiębiorstw (np. Zakładów Przemysłu Drzewnego w Białej Podlaskiej, Zakładów Przemysłu Wełnianego „Biawena” w Białej Podlaskiej, Radzyńskich Zakładów Przemysłu Terenowego w Międzyrzecu Podlaskim, Wytwórni Octu i Musztardy w Parczewie), związków zawodowych, partii i organizacji społeczno-politycznych (np. Front Jedności Narodu, Polska Zjednoczona Partia Robotnicza, Zjednoczone Stronnictwo Ludowe, Liga Morska i Kolonialna Obwód w Łukowie).
W ostatnich latach zasób Oddziału wzbogacił się dzięki przejęciu dokumentacji stowarzyszeń i fundacji (Radzyńskiego Klubu Fotograficznego „Klatka” w Radzyniu Podlaskim, Podlaskiej Fundacji Wspierania Talentów w Białej Podlaskiej) oraz dokumentacji osób prywatnych, w tym spuścizny Tadeusza Mycka (1923-2019), harcerza, żołnierza AK, architekta, rysownika i publicysty.
Zasób posiada ewidencję archiwalną, która dostępna jest za pośrednictwem serwisu szukajwarchiwach.gov.pl. Za pośrednictwem serwisu można również przeglądać skany materiałów archiwalnych, które wykonywane są w funkcjonującej w Oddziale pracowni digitalizacji. Aktualnie w Oddziale skanowane są akta notarialne notariuszy urzędujących w Białej Podlaskiej, Radzyniu Podlaskim i Międzyrzecu Podlaskim w XIX w.
Przechowywane w Oddziale materiały archiwalne udostępniane są do celów naukowych, publicystycznych, genealogicznych, własnościowych i socjalnych. W ramach popularyzacji zasobu i działalności naukowej Oddział organizuje konferencje, wystawy, lekcje archiwalne, współpracuje z instytucjami oświaty i kultury w celu przybliżenia lokalnej historii. W odpowiedzi na rosnące potrzeby osób poszukujących własnych korzeni w Oddziale otworzono punkt konsultacyjny. W punkcie można uzyskać pomoc na temat poszukiwań materiałów oraz sposobów zabezpieczania rodzinnych pamiątek. Punkt działa w ramach projektu „Archiwa Rodzinne Niepodległej” realizowanego przez archiwa państwowe. Chęć współpracy i wymiany doświadczeń lokalnych genealogów było przyczynkiem do założenia Klubu Genealogicznego, który spotyka się w archiwum od 2018 r. Popularnością cieszy się również zainicjonowany przez Archiwum w 2015 r. cykl „Zwiedzamy Radzyń z dokumentem”, realizowany podczas obchodów Międzynarodowego Dnia Archiwów.